Офисные приложения на вашем смартфоне. Что будет работать лучше — Microsoft 365 или Google?

Стоит отметить, что Google имеет определенное преимущество перед Microsoft, когда речь идет о поддержке мобильных устройств. Приложения Office изначально разрабатывались как классическое программное обеспечение для настольных компьютеров. Когда в мире стали доминировать мобильные устройства, Microsoft начала переносить свои решения и в облако.

С Google было иначе — приложения с самого начала функционировали в облаке и не требовали установки дополнительных программ на ПК. Единственный инструмент, необходимый здесь, это браузер. В случае со смартфонами уже приходится использовать установку через Google Play.

Поэтому даже по времени они получают дополнительный балл, лучше адаптируясь к мобильной среде. Это видно, например, по системе Android, которая все-таки пользуется гораздо большим признанием, чем предложение от Microsoft (поддержка Windows Phone давно прекращена).

Какие приложения Google и Microsoft занимают больше места?

Часто задаваемый вопрос — доступность всего пакета Office или Google Workspace в одном мобильном приложении. Чтобы развеять сомнения, отвечаем: вы скачиваете каждое приложение отдельно.

Это хорошо? Если вас интересует только текстовый процессор и облачный диск, вам нужно загрузить только 2 приложения (Word / Google Docs + OneDrive / Google Drive). Однако, если ваша работа требует от вас «прыгать» между разными программами, вам потребуется установить больше решений на свой смартфон или планшет.

Сколько места занимают отдельные приложения?
Ответ напрашивается сам собой. Поскольку «королем» облачных решений является Google, его приложения обычно будут занимать меньше места в памяти устройства. Посмотрите примеры, которые мы собрали на основе доступности приложений в апреле 2023 года:

• МС Word| Гугл документы 72,29 МБ| 29,43 МБ;
  
• MS Эксель| Google Таблицы 68,03 МБ| 25,99 МБ;
  
• Команды МС| Гугл встречи 62,21 МБ| 27,42 МБ;
  
• МС | Google Keep 19,67 МБ| 6,08 МБ;
  
• MS OneDrive| Гугл диск 47,19 МБ| 6,14 МБ.
  

Однако не всегда приложения Google занимают меньше места. Примером могут служить приложения для поисковых систем:

1. Бинг — 19,90 МБ;
   
2. Гугл — 65,67 МБ;
   

Какой облачный диск выбрать для работы — OneDrive или Google Drive?

Вы найдете некоторые приложения Google на своем устройстве Android сразу после его настройки. Ничего удивительного — ведь производитель операционной системы, естественно, будет рекомендовать использование собственных решений.

Сравнивая облачные диски Google и Microsoft, невозможно удержаться от утверждения, что на первый взгляд они очень похожи. Функции этих двух приложений во многих случаях одинаковы, например:

• обмен файлами или папками;
  
• резервное копирование;
  
• доступ к автономным файлам.
  

Исходя из этого, трудно выбрать лучшее приложение. Однако в этом столкновении мы дадим дополнительные баллы Google Диску за полезную поддержку Gmail (большие вложения) и больше места в бесплатном плане (Google — 15 ГБ, OneDrive — 5 ГБ).

Ситуация меняется, если ваша компания использует профессиональную лицензию Google или Microsoft 365. Последняя предлагает до 1 ТБ пространства для одного пользователя в базовом плане. Предприниматель, использующий Google Workspace в самом низком тарифном плане, должен довольствоваться 30 ГБ.

Стоит помнить — Google Диск естественно поддерживает работу Gmail и в случае отправки больших вложений «берет на себя» их нагрузку. Благодаря этому вы можете отправлять по электронной почте файлы, размер которых значительно превышает 25 МБ, а получатель откроет их из облака Google.

Мобильная электронная почта на смартфоне — Outlook/Exchange или Gmail?

При сравнении основных почтовых приложений вы также увидите сходство, а не различия. Используя Android-смартфон, вы найдете Gmail на устройстве сразу после первой настройки. Тем не менее, и в Gmail, и в Outlook есть полезные функции, которые улучшают повседневную работу с почтовым клиентом. К ним относятся:

• возможность добавления нескольких учетных записей, в том числе из-за пределов Google или Outlook.com/Exchange*;
  
• настройка подписи (футера) в приложении;
  
• добавление собственных папок;
  
• взаимодействие с календарем, мессенджером.
  

Аспект организации времени и работы будет выглядеть лучше в Outlook. Чтобы перейти к календарю или списку задач, просто щелкните одну из вкладок на нижней панели. В случае с Google для этого нужны отдельные приложения.

Как и в случае с дисками - сложно выбрать фаворита. Оба предложения имеют удобный и интуитивно понятный интерфейс, сообщения пишутся быстро, фильтрация также работает аналогично. Если вы также любите настраивать параметры под себя, оба приложения позволят вам сойти с ума в этой теме.

Мобильный мессенджер — Teams или Google Meet?

Какое решение выигрывает с точки зрения связи со смартфоном? Microsoft Teams можно охарактеризовать как чрезвычайно полное приложение, которое сочетает в себе:

• разговоры в чате;
  
• голосовые/видеозвонки;
  
• планирование времени во внутреннем календаре;
  
• интеграция с другими приложениями, например Microsoft Stream с некоторыми лицензиями.
  

Это сочетание делает Teams большим, комплексным и рекомендуемым приложением. Однако не всем нравятся такие сложные решения.

Разумеется, во время встречи вы можете использовать закрепленный за ней чат. Однако, чтобы переписываться с конкретным человеком или командой без ограничений, нужно отдельное приложение.

Интересно, что пакет приложений «Встреча + Чат + Календарь» занимает в памяти устройства меньше места, чем одна MS Teams.

А что общего у предложений от Google и Microsoft? Проведение видеовстреч и доступные в них опции очень похожи: фильтры, настраиваемые фоны, поднятие руки, реакции, приглашение людей во время встречи.

Безопасность данных в Google Workspace и Microsoft 365

Оба производителя предлагают интересные приложения, повышающие безопасность ваших учетных записей и данных. Некоторые расширенные функции доступны только с профессиональными лицензиями Microsoft и Google.

Двухфакторный вход (2FA)

Если вас интересует безопасность аккаунта, вы наверняка сталкивались с темой многоэтапной проверки (одноразовые смс-коды или коды из приложения). Удобными инструментами, генерирующими временные коды входа, являются:

1. Microsoft Authenticator;
   
2. Google Authenticator.
   

Оба предложения работают одинаково, но предложение от Microsoft более обширно — приложение позволяет входить в систему без пароля и проверять вход в один клик для некоторых служб Microsoft. Этому способствует интуитивно понятный вариант с использованием биометрии (отпечатка пальца).

Что делать, если вы потеряли свой смартфон с установленным приложением? Вам не нужно беспокоиться о доступе к учетным записям с многофакторной аутентификацией — оба приложения могут синхронизировать контент с облаком. Поэтому вы успешно перенесете хранящиеся в них данные на новый телефон.

Резервное копирование устройства

Резервное копирование данных, хранящихся на вашем устройстве, — одна из наиболее разумных вещей, которые вы должны сделать. Благодаря этому вы защищаете ценные фотографии и видео (иногда также текстовые сообщения или историю звонков) от потери, например, в результате потери вашего смартфона.

Когда дело доходит до резервного копирования, Microsoft и Google могут многое предложить. Вы сможете использовать уже известные виртуальные диски, такие как OneDrive или Google Drive. В обоих случаях вы будете делать автоматические резервные копии выбранных носителей (фото и видео), папок или отдельных файлов.

Если вы заботитесь о резервном копировании на более высоком уровне, обратите внимание на предложения от Google. Производитель предлагает образцы приложений, которые вы используете под одной учетной записью:

• Google Диск - оптимальное решение для загрузки файлов любого типа (не только мультимедиа);
  
• Google One — инструмент для автоматического резервного копирования фото, видео, СМС, истории звонков, данных приложений и даже настроек устройства;
  
• Google Фото — приложение, которое позволит безопасно хранить ваши фотографии без потери качества изображения.
  

Центр управления — как работает администрирование лицензий?

Если вы используете бизнес-лицензии Microsoft 365 или Google Workspace, вы или кто-то другой являетесь администратором. Эта роль открывает перед вами множество возможностей. Наиболее полезными являются:

1. добавление и удаление пользователей;
   
2. настройка собственных доменов в логинах и адресах электронной почты;
   
3. объединение пользователей в команды и группы;
   
4. создание псевдонимов электронной почты;
   
5. настройка собственных правил безопасности (двухэтапный вход, периодическая смена пароля, контроль устройств и т. д.).
   

Как администратор, вы будете выполнять некоторые ключевые действия, используя свой смартфон. Вы будете использовать приложение Microsoft 365 Admin для управления пользователями Office и корпоративными лицензиями. Для сервисов Google Workspace используйте Google Admin.

Доступ к административным инструментам является ключевым фактором в вашей компании. Благодаря этому вы можете быть уверены, что данные, например, из учетных записей электронной почты, останутся в вашей организации независимо от текучести кадров.

С бесплатными службами Google, включая бесплатный Gmail, у вас нет полного контроля над доступом. Это означает, что сотрудник, воспользовавшийся почтой Google, «уносит с собой» всю информацию, которую ему удалось собрать в данном аккаунте.