Онлайн-конференция – об этом стоит помнить при ее организации
Онлайн - мероприятия стали постоянным явлением в мире маркетинга и бизнеса. Такая форма встреч открыла новые возможности и удивила действительно хорошим охватом.
Однако организация мероприятия в виртуальном мире не облегчила работу организаторов, все требует тщательного планирования, проверки и реализации. Ниже приведены некоторые советы, которые следует помнить при организации онлайн- пресс-конференции.

Цель и целевая группа


Прежде чем провести онлайн конференцию, стоит четко определить цель планируемого мероприятия и группу журналистов и людей, которым оно будет адресовано. Это облегчит выбор подходящего формата и подготовку контента. Чтобы узнать о потребностях и ожиданиях потенциальных получателей, мы можем провести предварительный анализ (например, беседу с потенциальными участниками).

Их мнение также стоит учитывать при определении основной цели мероприятия, которой может быть, например, повышение осведомленности о той или иной отрасли, привлечение новых клиентов, установление деловых контактов или информирование СМИ об изменениях в компании.

Имея четко обозначенную цель мероприятия, легче определить его основных получателей, то есть нашу целевую группу. Мы должны это знать и дать четкое определение. В случае пресс-конференции это будут, например, журналисты и лидеры мнений из выбранного медиа-сегмента или региона.

Как только мы узнаем, какова цель нашей конференции и каких гостей мы пригласим, мы можем приступить к планированию и выбору инструментов.

Бюджет конференции


Если мы хотим повысить эффективность нашего проекта, сразу после выбора курса действий давайте сосредоточимся на бюджете. Хорошая оценка расходов на начальном этапе проекта позволяет избежать ненужных затрат и экономит время, которое можно потратить на другие задачи, связанные с планированием конференции.

Имея тщательно подготовленный бюджет, мы знаем, что мы можем себе позволить, и можем лучше договариваться о ценах с поставщиками, что в конечном итоге позволяет нам воспользоваться более выгодными предложениями.

Выбор места записи


Даже если конференция транслируется онлайн, ее необходимо где-то записать. Поэтому не забудем определиться с удобным местом, выбор которого может зависеть, в том числе: от количества участников, наличия какого-либо оборудования, технической инфраструктуры (включая доступ к интернету и электричеству), бюджета (трансляция конференции с конференц-зал компании зачастую оказывается более дешевым вариантом, чем аренда студии) и т. д.

Соответствующая аудиовизуальная настройка


Онлайн-пресс-конференцию можно записать в любом месте, где есть доступ в Интернет, с использованием соответствующего оборудования и программного обеспечения.

В случае обширного сценария я рекомендую воспользоваться услугами сторонней компании, которая профессионально запишет и отредактирует видеоконференцию, а затем предоставит нам оптимизированный файл записи, который мы сможем переслать, например, журналистам, которые не смогли принять участие в мероприятии в этот день.

Самые оптимальные условия существуют в студии звукозаписи, где, используя магию зеленого экрана, монтажер может перенести нас куда угодно во время конференции, даже на вышеупомянутый карибский пляж посреди зимы. Специалисты обеспечат соответствующее освещение, определят необходимое количество камер для сценария и помогут управлять стриминговой платформой, чтобы все работало правильно.

Качество изображения и звука должно быть приоритетом при организации виртуальной конференции. Не стоит экономить на аудиовизуальной настройке, ведь даже самый интересный контент и топ-эксперты не будут привлекать журналистов, если медиаканал потерпит неудачу.

Иногда бывает, что бюджет не позволяет арендовать студию и стриминговую компанию. В таких случаях организатор мероприятия должен убедиться, что оборудование подготовлено должным образом, а участники могут использовать трансляции хорошего качества и иметь доступ к необходимым инструментам, таким как камеры, микрофоны, соответствующее программное обеспечение или ссылка на конференцию.

Мастерский сценарий


Привлекательный контент, представленный во время мероприятия, имеет важное значение. Без него мы не сможем поддерживать удовлетворительную посещаемость даже в течение 15 минут! К сожалению, в варианте онлайн-мероприятия мы не имеем никакого влияния на окружение наших получателей и, как следствие, на количество циркулирующих вокруг них «отвлекателей».

За концентрацию стоит бороться при написании сценария, ведь только благодаря концентрации информация может попасть в долговременную память. Исследования показывают, что через 30–45 минут внимание аудитории резко падает. Вот почему я, честно говоря, не рекомендую длительные конференции. Важны также короткие перерывы между запланированными тематическими блоками.

Конференция не будет долгой для гостей, если, например, мы позаботимся о взаимодействии с участниками во время нее. Для этой цели мы можем запланировать, например, чаты, опросы или вопросы, которые журналисты задают докладчикам во время трансляции.

При умелом использовании они не только привлекают внимание получателей, но и помогают подчеркнуть самое важное. Благодаря этому участники смогли активно участвовать в конференции и взаимодействовать с ней.

Точный сценарий конференции должен быть сообщен участникам и команде заблаговременно. Благодаря этому каждый участник знает свои реплики, режиссер знает, когда кто входит, а редактор предоставляет виртуальную презентацию, интерактивные викторины и фоны на экране получателя.

Поэтому перед конференцией готовится несколько вариантов сценария – один для ведущего, другой для людей в аппаратной и операторов, третий для участников конференции. Человек, у которого собраны все версии в один файл, обычно является ивент-менеджером и он отвечает за то, чтобы все люди, собравшиеся в студии, работали эффективно по плану.

Важно эффективное приглашение


У приглашения на конференцию всегда есть соперники. Первое — это время. В зависимости от возможностей рекомендуется рассылать приглашения за 2-4 недели, чтобы журналисты могли забронировать дату и подготовиться к участию.

Приглашение в письменной или цифровой форме должно содержать информацию о конференции, т.е. дату и место, продолжительность, имена и должности экспертов/докладчиков, ответ на приглашение и информацию о возможности подачи вопросов онлайн. Приглашение должно быть визуально привлекательным. Креативная отправка приглашения в печатном виде увеличивает шансы запомнить дату мероприятия и, в конечном итоге, посещаемость.

Мониторинг и анализ


После конференции стоит проанализировать результаты (сводный список действующих редакций и публикаций в традиционных и социальных сетях), чтобы сделать соответствующие выводы на будущее. Это поможет улучшить ваши следующие онлайн-конференции.

Воспользовавшись описанными выше советами, вы успешно подготовите успешную онлайн-конференцию, которая удовлетворит как участников, так и клиента. Однако помните, что организация онлайн-конференций требует постоянной адаптации к текущим потребностям и тенденциям, а также постоянного совершенствования своих навыков.

Телеграмм

Ctrl
Enter
Заметили ошЫбку?
Выделите текст и нажмите Ctrl+Enter

Комментарии

Информация
Посетители, находящиеся в группе Гости, не могут оставлять комментарии к данной публикации.
Комментариев еще нет. Вы можете стать первым!
Новости Донецка » Бизнес » Онлайн-конференция – об этом стоит помнить при ее организации