Комплект USALI 12: Как навести порядок в учете гостиницы

Добрый день! Меня зовут Илья Документов, и, честно говоря, меня страшно раздражает беспорядок, особенно финансовый. Не поверите, но я до сих пор встречаю отели, где владелец сам сводит цифры в Excel на коленке! А потом удивляется, почему нет прибыли.

Вы получаете кипу документов, а понимания, куда уходят деньги, нет. Это и есть та самая боль: отсутствие прозрачного и стандартизированного управленческого учета в гостинице.

Так вот. Этот «Комплект» создан, чтобы вы забыли о финансовом хаосе. Мы дадим вам готовый, идеально структурированный инструмент, основанный на международном стандарте USALI 12. Обожаю эту штуку за то, что она заставляет говорить финансовую отчетность на одном языке со всем миром. Вам останется только сосредоточиться на главном: увеличении прибыли.

Перейдем сразу к делу.

Отчетность «для галочки»: Главная боль владельца гостиницы

Начнем с провокации: Ваш бухгалтер - молодец, но его отчеты, скорее всего, вам бесполезны. Он просто обязан вести учет отеля по закону. Но его цель - не управление. Надоело объяснять одно и то же: традиционная система учета сваливает расходы в общую кучу.

Понять реальную прибыль от номера и от ресторана невозможно. Хотя, может, я не прав, и кому-то нравится управлять вслепую. Но без строгой детализации финансовая прозрачность невозможна.

USALI же требует, чтобы каждый рубль был приписан к своему Центру финансовой ответственности (ЦФО). Только так можно увидеть истинный финансовый результат каждого отдела. Без этого вы не сможете проводить адекватный бенчмаркинг - сравнение с отраслевыми показателями.

USALI 12: Международный стандарт, который меняет правила игры

USALI - это не какая-то там модная штука, это стандарт, который был создан более века назад! И 12-я версия - это современный отраслевой стандарт. Если вы хотите перестать играть в песочнице, он вам нужен.

Версия 12 особенно важна, потому что она внесла серьезные изменения в классификацию счетов, вынеся Маркетинг и IT в Нераспределяемые операционные расходы. Честно говоря, поначалу мне казалось, что выносить IT в отдельную строку - это избыточно. Но потом я понял: в современной гостинице без адекватного учета IT-расходов никуда.

USALI структурирует отчет в пять ключевых уровней прибыли, главный из которых - Общая операционная прибыль (GOP). Отсюда вы уже переходите к EBITDA.

Как USALI решает проблему сравнения с конкурентами

Когда все отели ведут учет в гостинице по одному шаблону, вы можете сравнивать яблоки с яблоками. Обожаю эту штуку за возможность сразу увидеть, что ваши затраты на прачечную выше среднеотраслевого норматива. USALI - это финансовая модель, которая позволяет вам управлять ожиданиями инвесторов.

Идеальный «Комплект»: Готовое решение для управленческого учета

«Комплект» - это рабочие шаблоны. Мы даем вам готовые, идеально упорядоченные файлы.

Что входит в Комплект: Полный набор документов для прозрачности

Комплект для учета гостиницы по USALI 12 включает:

• Мастер-шаблон P&L под 12-ю редакцию стандарта.
• Схема ЦФО с четкой классификацией счетов.
• Инструкция по адаптации под российское законодательство.
• ОДДС (Отчет о движении денежных средств) - потому что гостиничный учет невозможен без контроля оборотного капитала.
• OOD (Operating Departmental Reports) - отдельные отчеты по каждому операционному отделу (Rooms, F&B) для глубокого анализа.

Структура отчета P&L по USALI: От доходов до EBITDA

Идеальный отчет P&L по USALI имеет четкую иерархию. Чтобы вы не запутались, где что искать, вот ключевые зоны ошибок:

• Зарплата Генерального менеджера: Undistributed Expenses: A&G. Обязательно тут. По моему мнению, должна быть фиксированная ставка, чтобы не искажать GOP.
• Реклама и SMM: Undistributed Expenses: Marketing. Важно! USALI вынес это отдельно. Ранее было сомнительно учитывать это как АХО.
• Интернет и Wi-Fi для гостей: Operating Department: Rooms. Это прямой расход отдела продаж! Многие этого не делают.
• Расходы на IT-поддержку: Undistributed Expenses: IT. Сам с этим мучился. Если это не CAPEX, то IT - сюда. Это, типа, операционный расход.
• Стоимость стирки белья (гостевое): Operating Department: Rooms. Не делайте ошибку «Уютного берега». Учитывайте тут, для чистоты Прибыли отдела.

Пошаговый алгоритм: Как внедрить Комплект и навести порядок

Настройка центров финансовой ответственности (ЦФО)

Это ключевой момент. Каждое подразделение, которое генерирует доход или контролирует расходы, становится ЦФО.

Распределение общих расходов: Это всегда больно. Используйте справедливые драйверы! Главное: правило должно быть задокументировано и не менялось. Вот примеры методологии аллокации:

• Зарплата HR/Бухгалтерии: Распределяется по количеству сотрудников в каждом ЦФО.
• Коммунальные расходы (Общие): Распределяются по доле площади, занимаемой каждым ЦФО (или по счетчикам).
• Маркетинг: Распределяется по доле выручки (Revenue) каждого отдела или по количеству сгенерированных обращений.

Между прочим, многие совершают ошибку, пытаясь переложить всю структуру USALI на 1С. Ищите гибкую систему, которая позволяет настроить сквозной план счетов, привязанный к вашей структуре USALI. Ручной пересчет в Excel - это гарантированная головная боль.

Как USALI существует рядом с 1С и БУ? (Трансформация)

Мы говорили, что USALI не заменяет БУ. Но как это связать? Вы должны использовать **трансформацию**. Главный бухгалтер подает данные по российским стандартам, а финансовый директор их "трансформирует" в формат USALI путем реклассификации счетов и аллокации расходов на нужные ЦФО. Это своего рода перевод с "налогового" на "управленческий" язык. Без этого шага ваш учет гостиницы всегда будет хромать.

 Кейс из практики: Как отель «Уютный берег» нашел $20 000 в год

Помните, я писал о проблеме, когда все расходы на прачечную сидели в Общих? Спрятаны. Владелец отеля был на грани закрытия ресторана. Мы внедрили USALI.

Обнаружилось, что F&B имеет огромные затраты на стирку. После внедрения и установления контроля, Прибыль отдела F&B выросла на 15%. Экономия более $20 000. Это просто упорядочивание!

Благодаря USALI, они также смогли рассчитать ключевую метрику GOPPAR (Gross Operating Profit Per Available Room), которая стала для них реальным, управляемым KPI.

5 реальных вопросов о USALI, которые мне задают чаще всего

Напоследок - ответы на те вопросы, которые обычно приходят в почту.

• А что если я не могу разделить один счет? Скорее всего, вам придется разделить его зарплату пропорционально. Главное, чтобы вы задокументировали это правило.
• Почему у меня EBITDA по USALI не сходится с чистой прибылью по российскому БУ? И слава богу, что не сходится! Если бы сходилось, ваш учет гостиницы был бы бесполезен для управления. Недавно клиент жаловался на налог на имущество. Пришлось объяснить, что налоги и проценты всегда вычитаются ниже строки EBITDA.
• Правда ли, что USALI требует найма отдельного финансиста? На старте - да, нужен консультант или сильный финдиректор, чтобы правильно настроить классификацию счетов. Но потом это становится рутиной.
• Наш ресторан отдан в аренду. Как это отразить? Арендные платежи - это чистый доход. Они не попадают в Прибыль отдела F&B. Это будет «Прочие доходы». Сам с этим мучился, пока не понял, что USALI - это отчет об операциях, которыми вы управляете.
• Мы маленький отель. Нам правда нужен этот «международный стандарт»? Да. Лично я бы сказал: чем меньше отель, тем быстрее ему нужен USALI. В маленьком - каждый рубль на счету. USALI дает вам ту же точность и финансовую модель, что и Marriott.

Итог: Ваш бизнес переходит из режима «Выживание» в режим «Масштабирование»

Если вы дочитали до конца, вы готовы к финансовой дисциплине. Мое личное мнение и прогноз: невозможно будет привлечь серьезные инвестиции или адекватно оценить стоимость отеля без отчетов по USALI. Время, когда можно было «понять» финансовое состояние на глазок, прошло.

Вы можете потратить месяцы, изобретая собственный велосипед, или взять готовый, проверенный миллионами отелей, идеально собранный Комплект. Главное - не откладывать. Начните с классификации счетов сегодня.

С уважением, Илья Документов.